EMDESK - FP7 Management Plattform

Förderprojekte der Europäischen Kommission verlangen von den Antragstellern und Projektkoordinatoren eine Vielzahl von standardisierten Konzeptplanungen, Kostenkalkulationen und Partneraufstellungen. Durch die Reportpflicht bei FP7 Projekten wird das Projektkonsortium angehalten, Projektstände und Kostenberichte periodische offen zu legen und zu reporten.

Das von SECONDRED entwickelte EMDESK unterstützt Sie deshalb ganzheitlich bei der Planung, Strukturierung und Durchführung von Europäischen Förderprojekten. Schreiben Sie einen Förderantrag mit Ihren Partnern ganz einfach online und EMDESK sichert dabei die Einhaltung der gegeben Richtlinien. Strukturieren Sie Ihren Projektplan auf Workpackage- und Task-Ebene und EMDESK handelt die daraus resultierenden Zuständigkeiten. Planen Sie Ihr Budget und EMDESK errechnet die anfallenden Kosten und Förderungen. Verschwenden Sie nicht mehr Zeit auf Projektsteuerung und Management als notwendig, sondern fokussieren Sie Ihre Energie auf Ihre Forschung. EMDESK hilft Ihnen dabei.

Proposal- und Negotiationphase

Starten Sie als Koordinator mit EMDESK Ihr Förderprojekt und laden Sie die verantwortlichen Personen Ihrer Partner auf EMDESK ein. Der Online-Zusammenschluss des Konsortiums ist dabei in wenigen Minuten erledigt und jeder Partner definiert dabei nur eigene Detailangaben. Zur Erstellung Ihres Projektplanes, stehen Ihnen in EMDESK umfangreiche Tools zu Verfügung. Strukturieren Sie Ihren Projektplan auf Worpackage und Task Ebene und benennen Sie den Workpackageleader. Jeder Partner ist nun in der Lage personelle Aufwände auf den entworfenen Projektplan einzutragen und die automatische Kostenkalkulation auf Partner- und Projektebene e inzusehen. EMDESK unterstützt dabei alle von der EU Kommission angebotenen Projekttypen IP, STREP, NoE, CA oder SA. Mit dem Anlegen von Milestones und Deliverables komplettieren Sie Ihren Projektplan.

Teilen Sie die Arbeit der ausführlichen Beschreibung Ihrer Ziele in Part B und Ihrer Aufgaben im Workplan mit Ihren Partnern. Jeder Partner ist dabei in der Lage, die Beschreibungen einzusehen, zu editieren oder zu kommentieren. Dem Koordinator stehen zusätzlich noch Funktionen zur Verfügung, die Ihm den Bearbeitungsstatus der einzelnen Objekte anzeigen. Eine durchgehende Versionierung, gibt Ihnen die Möglichkeit, neue Antragsversionen zu erzeugen oder alte zu editieren. Über die in EMDESK intergierte Schnittstelle, können Sie den Antrag jederzeit formgerecht exportieren und in Textverarbeitungs-Programmen editieren. Der Prozess der Antragserstellung wird so für alle Partner effizienter.

Mit EMDESK wird das Berechnen und Fine-Tunen des Projektbudgets einfacher denn je. Durch garantierte Übereinstimmung mit den EU Förderregeln, werden die Kosten und Förderbeträge, basierend auf den projektspezifischen personellen Kosten und den Gemeinkostenraten, in Echtzeit errechnet und angezeigt. So sind Sie in der Lage, das Projekt über das Budget, die Partner und die Dauer zu skalieren. Die Proposalphase ist für das gesamte Projektkonsortium kostenfrei verfügbar.

Ohne weitere Eingaben ist es für Sie möglich, die in der Proposalphase eingegeben Daten in die Negotiationphase zu übertragen und ein Description of Work (DOW) zu exportieren. Für eventuelle Anpassungen oder Erweiterungen stehen Ihnen in dieser Phase ebenfalls die umfangreichen Werkzeuge für die Bearbeitung des Projektplans zur Verfügung.

Implementation

Basierend auf dem von der EU Kommission genehmigten DOW, bietet Ihnen EMDESK in der Umsetzungsphase alle notwendigen Tools um Ihr Förderprojekt zu managen und zu steuern. Jeder Partner kann in diese Phase seinen Projektfortschritt, seine personellen Aufwände und bereits entstandenen Kosten einfach berichten. Durch automatische Hinweise weiß der Partner dabei jederzeit, welche Workpackages und Task gefordert sind und kann auch bereits vergangene Reporteinträge immer wieder einsehen. Dem Koordinator zur Verfügung stehende Controlling Ansichten liefern kompakte Zusammenfassungen der ganzheitlichen Projektfortschritte und Kostenstände. Automatische E-Mail Erinnerungen für anfallende Reports, Milestones und Deliverables vereinfachen das zeitplanabhängige Arbeiten und das zuverlässige Generieren der Fortschritts- und Managementreports.

Die von den Projektpartnern eingetragenen Kosten werden in der Implementationphase automatisch pro Reportingperiode errechnet und der Förderbetrag und die Gemeinkosten ausgewiesen. Die finanzielle Zusammenfassung kann zusätzlich zum Management Report, als Form C in Excel exportiert werden. Die Deliverables können mit EMDESK sowohl aus der Reporting-Ebene berichtet, als auch aus der Controlling-Ebene geplant und organisiert werden. Die intergierte Dokumentenverwaltung handelt dabei die anfallenden Dokumente und Ergebnisse. Der Terminkalender und die Kommunikationswege, wie teaminterne Messages und Projektforen bieten alle Möglichkeiten der einfachen Zusammenarbeit der Partner. Während der Implementationphase ist es weiterhin möglich, das zugrundeliegende DOW zu bearbeiten bzw. eine neue Version zu generieren umso auch nachträglich Plandaten zu korrigieren.

Sicherheit

EMDESK erfüllt alle modernen Sicherheitsanforderungen und schützt Ihre Projektdaten durch eine klare Systemarchitektur und restriktiven Datenschutzregeln. Die Kommunikation wird durch eine sichere SSL Verbindung verschlüsselt und diverse Sicherheitsvorkehrungen verhindern unerlaubten Zugriff auf Projektdaten. Die Sicherheit von EMDESK wurde auch mehrfach von Sicherheitsexperten getestet und zertifiziert.