Das Karriereportal des Freistaats Thüringen wächst weiter

Was als digitales Stellenportal für den öffentlichen Dienst begann, ist heute zu einer der umfangreichsten Recruiting- und Verwaltungsplattformen im öffentlichen Sektor herangewachsen. Das Karriere- und Bewerbungsportal des Freistaats Thüringen (KBP) wird mittlerweile von nahezu allen Thüringer Ministerien und nachgeordneten Behörden genutzt – mit jeweils eigenen, teils hochspezialisierten Anforderungen an Bewerbungsprozesse, Kommunikation und Verwaltungsworkflows. SECONDRED verantwortet als federführende Agentur die gesamte Weiterentwicklung: von der Konzeption über das Design bis zur technischen Umsetzung.

Das KBP ist kein starres System. Die von SECONDRED entwickelte Architektur auf Basis von Craft CMS ist so konzipiert, dass sie fortlaufend um neue Funktionsbereiche erweitert werden kann – ohne bestehende Prozesse zu beeinträchtigen. Genau diese Flexibilität hat es ermöglicht, das Portal Schritt für Schritt um vier weitere, grundlegend unterschiedliche Anwendungsszenarien zu erweitern. Jeder neue Funktionsbereich bringt eigene Datenstrukturen, Rollen, Workflows und Geschäftslogiken mit – und fügt sich dennoch nahtlos in die bestehende Plattform ein.

Der komplette Zulassungsprozess, digital abgebildet

Mit der Integration des Lehramtsanwärter-Moduls (LAA) wird zukünftig der gesamte Prozess der Bewerbung, Prüfung und Zulassung von Lehramtsanwärtern für den Thüringer Schuldienst über das KBP abgewickelt. Diese Erweiterung gehört zu den komplexesten Funktionsbereichen, die bisher im Portal umgesetzt wurden.

Bewerber registrieren sich über das Karriereportal und durchlaufen eine mehrstufige Onlinebewerbung mit umfangreichen persönlichen, fachlichen und abschlussbezogenen Angaben. Die zuständigen Mitarbeiter im Ministerium und in den Schulämtern prüfen die eingehenden Bewerbungen, validieren zulassungsrelevante Daten und können direkt Abschlussprüfungen oder Gleichstellungsverfahren anstoßen. Die gesamte Kommunikation mit den Bewerbern läuft DSGVO-konform über einen integrierten Nachrichtenbereich.

Im Zentrum steht der Zulassungsprozess: Kapazitäten werden per Import aus EXCEL-Vorlagen in das System übernommen und bilden die Grundlage für die Verteilung der Bewerber. Die Berechnung der Zulassung erfolgt anhand der drei Kriterien Soziale Härte, Wartezeit und Qualifikation – in konfigurierbarer Gewichtung. Pro Schulart können mehrere Zulassungsrunden durchlaufen werden, in denen Bewerber Schulämtern, Studienseminaren, Fachleitern und Schulen zugewiesen werden. Bewerber erhalten ihre Zuweisung zur Zusage oder Absage, Erinnerungen werden automatisch versendet, Fristen überwacht. Am Ende jeder Runde werden Bescheide automatisch als PDF erzeugt. Auch Wechselwünsche und die Übernahme von Bewerbungen in Folgetermine sind vollständig im System abgebildet. Ein lückenloser Aktivitätsverlauf dokumentiert dabei jede Änderung.

Passiv bewerben, aktiv gefunden werden

Mit dem neuen Bewerberpool schafft das KBP ein niederschwelliges Angebot, das den Zugang zum öffentlichen Dienst weiter vereinfacht. Interessierte können auch ohne Registrierung eine Bewerbung in einen zentralen Pool einstellen. Behördenmitarbeiter durchsuchen diesen Pool bezogen auf konkrete Stellenausschreibungen – dabei werden die Daten der Bewerber automatisch mit den Anforderungen der Ausschreibung abgeglichen und mögliche Kandidaten angezeigt. Die Anzeige erfolgt zunächst anonymisiert. Erst wenn ein Ministerium oder eine Behörde einen passenden Bewerber identifiziert, kann dieser auf die Stelle aufmerksam gemacht und zu einer Direktbewerbung eingeladen werden. Über verschiedene Filter lässt sich das Ergebnis gezielt eingrenzen oder aufweiten.

Auch bereits registrierte Nutzer des Karriereportals können den Pool nutzen – und so passiv auf weitere passende Stellenausschreibungen hingewiesen werden. Der Bewerberpool ergänzt damit die aktive Stellensuche um eine völlig neue Dimension.

Bewerbungen für die Landarztverpflichtung

Mit dem Funktionsbereich HaZA bildet das KBP den Bewerbungsprozess für zukünftige Allgemeinmediziner und Zahnärzte ab, die sich verpflichten, nach Abschluss ihrer Ausbildung eine Niederlassung als Landarzt in Thüringen anzutreten. Bewerber füllen eine speziell zugeschnittene Bewerbung aus. Die zuständigen Stellen bewerten und ranken die eingegangenen Bewerbungen, kommunizieren über das integrierte Nachrichtensystem und nutzen umfangreiche Export- und Filterfunktionen für die weitere Bearbeitung. Auch dieser Prozess fügt sich vollständig in die bestehende Portalarchitektur ein.

Digitales Antragswesen für Prüfungskandidaten

Speziell für das Thüringer Justizprüfungsamt (JPA) wurde ein eigener Funktionsbereich entwickelt, über den Bewerber sämtliche Anträge digital über das KBP stellen können. Da sich Bewerber pro Prüfungsepoche nur einmal bewerben dürfen, wird dieser Workflow vollständig systemseitig abgebildet und überwacht. Nachreichefristen, spezielle Statusmodelle, filterbare Listen und umfangreiche Exportmöglichkeiten ermöglichen es dem JPA, das gesamte Bewerbungsmanagement auf ein neues Niveau zu heben.

Alle beschriebenen Erweiterungen wurden von SECONDRED mitkonzipiert, gestaltet und entwickelt. Von der initialen Anforderungsanalyse über die Erstellung der Fachkonzepte, das UX- und UI-Design bis hin zur Frontend- und Backend-Entwicklung. Das Karriereportal des Freistaats Thüringen zeigt, wie eine durchdachte Systemarchitektur es ermöglicht, auf einer einzigen Plattform die unterschiedlichsten Verwaltungsprozesse abzubilden – sicher, skalierbar und stets erweiterbar. Wir freuen uns, diese Entwicklung auch in Zukunft begleiten zu dürfen.