Bessere Workflows für die Hansestadt Hamburg

Jede Hamburger Bürgerin und jeder Hamburger Bürger hat das Recht, sich mit Bitten und Beschwerden, einer Eingabe, an den Eingabenausschuss der Bürgerschaft zu wenden. Der Hamburger Senat wiederum ist gesetzlich verpflichtet, gegenüber dem Eingabenausschuss Stellung zu nehmen. Diese Ausgangslage bildet die Grundlage für die Ausschreibung der Hansestadt Hamburg, die SECONDRED 2022 für sich entscheiden konnte. Ziel war es, die Bearbeitung der Eingaben über ein Fachverfahren "EiVer" (Elektronisches Eingabeverfahren) vollständig digital abzubilden und das bestehende System abzulösen.

Der Prozess beginnt mit der Erstellung einer Eingabe über eine Schnittstelle in EiVer. Die Eingaben werden vom Senat an die zuständige Fachbehörde mit der Zuweisung zur Erarbeitung einer Stellungnahme weitergeleitet. Diese beteiligte Behörde wird als federführende Behörde (FFB) bezeichnet. Sie kann die Zuständigkeit annehmen oder ablehnen. Wird die Zuständigkeit angenommen, erarbeitet diese Behörde in einem standardisierten Workflow eine Stellungnahme. Für Zuarbeiten kann sie weitere Behörden einbinden. Diese sind dann beteiligte Behörden (BB) und durchlaufen ebenfalls den Workflow.

Jede eingebundene Behörde erhält im Verfahren einen eigenen Arbeitsbereich (Mappe) zur Eingabe, in dem der Workflow abläuft. Ziel des Workflows ist die Abstimmung einer Stellungnahme der jeweiligen Behörde zur Eingabe. Ist eine Stellungnahme in einer Mappe endgültig abgestimmt, wird diese Stellungnahme an die nächsthöhere Instanz weitergeleitet, d.h. von der BB an die FFB, von der FFB an den Senat. Der Senat übermittelt zum Abschluss diese Stellungnahme über die Schnittstelle zurück an die Bürgerschaftskanzlei.

In einer intensiven Konzeptions- und Designphase haben wir alle Prozesse definiert und eine übersichtliche grafische Benutzeroberfläche entwickelt, die den Benutzer an jeder Stelle des Workflows an die Hand nimmt. Der Fokus liegt dabei auf zwei unterschiedlichen Benutzergruppen. Power-User, die täglich in EiVer arbeiten und Mitarbeiter, die nur sporadisch in den Workflow eingebunden sind und sich intuitiv zurechtfinden müssen. So wurde eine Inbox implementiert, die alle dem Benutzer zugewiesenen Aufgaben übersichtlich zusammenfasst. Jede E-Mail-Benachrichtigung führt zudem per Deep-Link direkt in die entsprechende Akte, in der der gesamte Workflow visuell aufbereitet ist, die bisherige Historie übersichtlich dargestellt wird und anstehende Aufgaben für den Benutzer hervorgehoben werden. So finden sich auch Mitarbeiter, die EiVer nur gelegentlich nutzen, auf Anhieb zurecht.

Die Workflow-Ansicht ist die zentrale Ansicht einer Mappe und fasst alle Aktionen und den aktuellen Status des Workflows zusammen. Auf der rechten Seite wird der Workflow und der Status der Schritte angezeigt. Im Hauptbereich wird die Historie angezeigt. Im Verlauf wird für jede Aktion, die in der Mappe passiert, ein Eintrag erzeugt, entweder als reines Anzeigeelement oder als Aufforderung mit dem entsprechenden Button. Die Verlaufsanzeige bildet somit die komplette Chronologie der Bearbeitung der Mappe ab und ist gleichzeitig Arbeitsmittel für alle aktiven Schritte. Je nach Status des Workflows kann der jeweilige Benutzer Aktionen durchführen. Fristen beantragen, Behörden austauschen, Nachrichten an beteiligte Behörden versenden oder behördeninterne Abstimmungen einleiten sind nur einige Beispiele.

Alle in einer Akte verwendeten Dateien werden in der Dokumentenansicht zusammengefasst und übersichtlich dargestellt. Durch die Anbindung an Collabora können Dokumente direkt online bearbeitet werden. Der Bearbeitungsverlauf ist über eine Versionierung lückenlos nachvollziehbar. Durch die Anbindung an das Hamburger ActiveDirectory kann jeder Hamburger Mitarbeiter in EiVer eingebunden werden. Nach der abschließenden Abstimmung und Übermittlung der Stellungnahme wird diese digital im Eldorado-System abgelegt.

EiVer 2.0 wurde als Webanwendung entwickelt, die im Browser läuft und daher keine weiteren Zugangsvoraussetzungen seitens des Nutzers erfordert. Durch das Single-Sign-On ist der Nutzer mit der Anmeldung am PC auch in EiVer eingeloggt.